PROGRAM KEGIATAN KEARSIPAN PADA KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP KAB GRESIK :
A. PENDATAAN DAN PENATAAN DOKUMEN/ARSIP DAERAH
- Pendataan dokumen/arsip daerah
Pendataan dokumen/arsip daerah adalah melakukan identifikasi data arsip statis antara lain kurun waktu, volume, asal arsip, system penataan dan jenis media arsip, hasil pendataan menjadi sebuah daftar yang disebut dengan istilah Daftar Pertelaan Arsip (DPA).
- Penataan Arsip/ Berkas
Penataan adalah kegiatan mengatur dan menata arsip dalam suatu susunan yang sistematis dengan memperhatikan kegunaan, bentuk dan sifat Sistem Pemberkasan adalah susunan yang teratur dalam bentuk berkas yang ditata sedemikian rupa sehingga masalahnya jelas dan memudahkan penemuan kembali, Penataan Arsip/Berkas menurut kode dan klasifikasi
Sarana penataan berkas
- Rak/lemari/mobile filling arsip
- Label
- Boks Arsip
- Daftar Pertelaan Arsip (DPA).
3. Jadwal Pelaksanaan Penataan dan Pendataan Arsip/Dokumen direncanakan pada Triwulan II
B. PENDUPLIKATAN DOKUMEN/ARSIP DAERAH DALAM BENTUK INFORMATIKA
- Penduplikasi adalah metode perlindungan arsip vital dengan melakukan penggandaan (back-up) arsip dalam bentuk media yang sarana atau berbeda dengan arsip asli.
- Jadwal Pelaksanaan direncanakan pada Triwulan III.
C. SOSIALISASI / PENYULUHAN KERASIPAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAHAN DESA
- Dalam rangka menindaklanjuti Program Arsip Masuk Desa sesuai dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 2009 tentang Program Arsip Masuk Desa, Permasalahan pengelolaan kearsipan tidak hanya menjadi milik organisasi besar saja, melainkan juga organisasi kecil, misalnya di organisasi tingkat Pemerintah Desa yang memiliki tanggungjawab pelayanan kepada masyarakat yang permintaannya tidak mengenal waktu / jam kerja. Ragam arsip Pemerintah Desa Arsip pemerintah desa tercipta seiring dengan kegiatan yang dilaksanakan di Desa yang bersangkutan. Banyaknya pekerjaan yang harus dilaksanakan pemerintah desa maka arsip yang terciptapun semakin meningkat. Oleh karena itu pemerintah desa sudah saatnya memperhatikan pengelolaan arsipnya agar tetap terjaga keutuhan dan keamanan informasi yang tercipta sehingga akan memudahkan penemuan kembali arsipnya pada saat dibutuhkan. Untuk dapat mengelola arsip pemerintah desa ini maka perlu diketahui ragam arsip pemerintah desa yang tercipta di sana, diantaranya :
- Arsip perangkat desa, arsip per aturan perundang-undangan?á?á ( UU, Perda, Surat Edaran, Peraturan Bupati, Peraturan Desa )
- Arsip Kependudukan ( Kartu Keluarga,Surat Keterangan, BLT, Jamkesmas, Raskin )
- Arsip mutasi Pemduduk ( Akte Kelahiran, Akte Kematian, Laporan Kependudukan, Surat Nikah, Cerai, Talak, Rujuk )
- Arsip monografi desa ( pemerintah desa, batas dan luas wilayah, jumlah penduduk, data perekonomian, data keagamaan )
- Arsip pajak bumi dan Bangunan. Berkaitan dengan penciptaan arsip, kegiatan surat ÔÇô menyurat adalah salah satu jenis penciptaan arsip yang sering pula dilakukan oleh pemerintah desa.
- Jadwal Pelaksanaan direncanakan pada Triwulan II dan III.
D. PEMELIHARAAN RUTI/BERKALA ARSIP DAERAH
- Salah satu usaha untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan sebagaimana diamanatkan dalam Undang-undang Nomor : 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 3 adalah dengan melakukan pemeliharaan dan perawatan arsip. Pemeliharaan dan perawatan arsip merupakan suatu hal yang mutlak dilakukan karena bahan rekam yang digunakan untuk membuat arsip terdiri dari beberapa komponen yang saling kontak {mosimage} antara komponen yang satu dengan lainnya. Kontak antar komponen yang masing-masing mengandung asam tersebut dapat mengakibatkan bahan arsip menjadi rusak. Kerusakan arsip selain disebabkan oleh faktor dari dalam, juga disebabkan oleh faktor dari luar seperti udara, cahaya, mikro organisme serta oleh manusia atau petugas arsip karena kesalahan-kesalahan yang dilakukan dalam penanganan maupun penyimpanannya.
- Jadwal Pelaksanaan direncanakan pada Triwulan IV.